年賀状の準備は10月に始める——住所録・枚数・出す出さないを先に決める

年賀状の作業が12月に重なるのは、印刷や宛名書きが遅いからではありません。住所録の整理と枚数の見積もりを、はがきを買ってから始めるからです。10月にやることを3つに絞ると、12月は印刷と投函だけになります。

10月にやる3つのこと

10月に済ませておくのは、住所録の整理、出す相手の確定、枚数の見積もりの3つです。どれも机の上で1時間あれば終わります。

去年の年賀状は、この作業が終わったら処分して構いません。住所録に反映していれば、はがき自体を残す理由はなくなります。

住所録が、紙の手帳、スマートフォンの連絡先、去年の印刷ソフトに分かれていると、毎年同じ突き合わせをすることになります。どれか1つを正とし、他はそこから写す形にします。

印刷を業者やアプリに頼むなら、そのサービスの住所録を正にすると、来年は開くだけで済みます。自分で印刷するなら、表計算のファイルを1つ作り、氏名、郵便番号、住所、続柄、今年出すかどうかの列を持たせます。

喪中はがきは11月から届き始めます。届いたら、住所録の「今年出すかどうか」の列を「出さない」に変えます。年内に必ず来るものなので、12月に入ってから慌てて確認しなくて済むよう、届いた日に反映します。

年賀状だけのつき合いになっている相手は、毎年迷う対象です。決め方を1つ用意しておくと、迷う時間が消えます。たとえば「去年一度も会っていないし連絡も取っていない相手は、今年で区切る」という基準です。

区切ると決めた相手には、今年の年賀状に一言添えます。「本年をもちまして年始のご挨拶を控えさせていただきます」といった形で、失礼にはあたりません。相手も同じことを考えていることが多く、区切ったあとに関係が悪くなることはまずありません。

家族の写真を入れる年賀状は、写真選びに時間がかかります。1年分の写真から選ぶのは、子どもの写真の整理と同じで、10月に候補を5枚ほどに絞っておくと、12月は1枚を選ぶだけです。

年賀状に使う写真は、背景が明るく、顔が大きめに写っているものが印刷したときに見やすくなります。暗い場所で撮ったものは、はがきにすると顔が沈みます。

10月の3つが終わっていれば、12月にやるのは、はがきを買う、印刷する、一言書く、投函する、の4つです。元日に届けるための投函の締切は毎年12月下旬に発表されるので、その日を予定に入れておきます。

一言書く作業は、人数が多いと一晩では終わりません。10人ずつ数日に分けて、テレビを見ながらでも進む形にします。全員に書こうとせず、区切りの相手と、今年会った相手だけに書く、という決め方でも十分です。

年賀状の負担は、10月に住所録・出す相手・枚数の3つを決めておけば、12月の作業が半分になります。住所録は1か所にまとめ、喪中はがきは届いた日に反映し、迷う相手は基準を1つ決めて区切る。この形にすると、来年からは10月の1時間だけで準備が終わります。